۱. از لحاظ نرم‌افزاری پیش‌نیاز نرم‌افزاری راه‌اندازی تنخواه‌گردان نصب و راه‌اندازی وب‌سرویس تدبیر است که طبق راهنمای نصب این سیستم صورت می‌گیرد.
در صورتی که نسخهٔ تدبیر شما ۱۰.۶ یا بالاتر است پس از نصب و راه‌اندازی این سیستم و جهت تسهیل ارائهٔ رمز کاربران برنامهٔ تنخواه‌گردان می‌توانید اطلاعات وب‌سرویس راه‌اندازی شده را در تدبیر ویندوزی وارد کنید تا در صدور رسیدهای چاپی کاربران مورد استفاده قرار گیرد. در صورتی که نسخهٔ تدبیر پایین‌تر از ۱۰.۶ است امکان صدور رسید چاپی تحویل رمز را ندارید و می‌توانید این مرحله را نادیده بگیرید.
برای ورود اطلاعات وب‌سرویس در تدبیر این روال را طی کنید (منوهای داخل فرمها با کلیک راست باز می‌شوند):
با ورود اطلاعات وب‌سرویس در پنجرهٔ مشخص شده همچنان که در ادامه توضیح داده می‌شود امکان چاپ رسیدهای تحویل رمز کاربران به همراه اطلاعات لازمه جهت تنظیم برنامهٔ تنخواه‌گردان را در اختیار خواهید داشت.
۲. کاربران برای استفاده از سیستم تنخواه‌گردان باید این شرایط را داشته باشند:
- نام کاربر سرویس وب آنها تعریف شده باشد. برای آشنایی با نحوهٔ تعریف کاربر سرویس وب اینجا را ببینید. می‌توانید دسترسی ورود کاربران به تدبیر ویندوزی را غیرفعال کنید.
- فقط به یک شرکت (نه بیشتر و نه کمتر) دسترسی داشته باشند. به دلیل آن که مدیر سیستم تدبیر به همهٔ شرکتها دسترسی دارد امکان ورود مدیر سیستم به این برنامه وجود ندارد. توصیه می‌شود برای استفاده از تنخواه‌گردان کاربران اختصاصی این کار بدون دسترسی‌های اضافی را تعریف کنید و مثلاً اگر فردی پیشتر برای حسابداری یا ورود اطلاعات در سیستم دارای کاربر است برای مدیریت تنخواهش کاربر اختصاصی این کار را تعریف کنید.
- حساب تنخواه‌گردان آنها در تدبیر تعیین شده باشد.
- گروه کاربر دارای حداقل دسترسی‌های لازمه در تدبیر باشند.
۳. برای محدود کردن کاربران به یک شرکت در محیط اصلی تدبیر کلیک راست کنید و این روال را طی کنید:
۴. برای تعیین حساب تنخواه کاربران این روال را طی کنید:
در مرحلهٔ بعد حساب را انتخاب کنید.
۵. دسترسی‌های مورد نیاز گروه کاربر برای استفاده از تنخواه‌گردان تدبیر در تصاویر زیر مشخص شده است:
نکتهٔ مهم: کاربر تنخواه‌گردان می‌تواند تمام تنخواه‌های تعریف شده برای حساب متصل را بدون توجه به محدودیتهای دورهٔ مالی، حساب و همینطور دسترسی‌های «مشاهده تنخواه‌های همه کاربران» و «مشاهده تنخواه‌های همه کاربران گروه» مشاهده کند. تبعیت این دسترسی‌ها برنامه را از لحاظ منطقی دچار مشکل می‌کند.
پس از تعریف پیش‌نیازهای لازمه برای دسترسی به سیستم تنخواه‌گردان توسط کاربر می‌توانید از طریق کلیک راست فرم «مدیری تنخواه‌ها» فرم «حساب تنخواه کاربران» را باز کرده، کاربر مد نظر را با + علامت زده و «فیلتر» کنید. سپس از طبق این روال رسید کاربر را چاپ کرده تحویل او دهید (این امکان از نسخهٔ ۱۰.۶ تدبیر به بعد در دسترس قرار دارد و اگر نسخهٔ تدبیر شما پایین‌تر است می‌بایست اطلاعات را به نحو دیگری تحویل دهید).
نکتهٔ مهم: رسید کاربر فاقد رمز است و رمز را می‌بایست به صورت شفاهی تحویل دهید یا روی رسید بنویسید.
تذکر: در تدبیر به طور پیش‌فرض و برای جلوگیری از پیوست اشتباهی فایلهای حجیم توسط کاربران حداکثر اندازهٔ تصاویر و فایلهای قابل پیوست ۳ مگابایت است در صورتی که کاربر بخواهد فایلی با اندازهٔ بیش از این مقدار را پیوست کند با این خطا مواجه می‌شود:
در صورتی که نیاز دارید تنخواه‌دار فایلی با اندازهٔ بیشتر از این مقدار را پیوست کند از منوی کلیک راست فرم «فایلهای پیوست شده» -که می‌توانید آن را از فرمهای مختلف از جمله سند مالی یا فرمهای دریافت و پرداخت با استفاده از میانبر Ctrl+4 احضار کنید- «حداکثر اندازه فایلهای قابل پیوست» را افزایش دهید.
پس از طی مراحل یاد شده کاربران می‌توانند از برنامهٔ تنخواه‌گردان طبق راهنمای کاربری استفاده کنند.
توضیحات بالا در قالب فیلم آموزشی زیر نیز ارائه شده است:
برای آشنایی با نحوهٔ مدیریت سیستم تنخواه تدبیر می‌توانید این ویدیوها را مشاهده بفرمایید: